プライバシーポリシー（案）

1. 基本方針

1. 当社は、個人情報保護法、番号法、電気通信事業法その他の関係法令、ガイドライン及び本ポリシーを遵守します。
2. 当社は、利用目的をできる限り特定し、その達成に必要な範囲で、適正かつ公正な手段により個人情報を取得し、利用します。
3. 当社は、個人データの漏えい、滅失又は毀損等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
4. 当社は、個人情報に関するお問い合わせ、苦情及び開示等の請求に適切に対応します。
5. 当社は、個人情報の管理体制及び取扱方法を継続的に見直し、改善します。

2. 取得する情報

当社は、当社の事業及びサービスの提供に際して、次の情報を取得することがあります。

1. 氏名、会社名・団体名、所属、役職、住所、電話番号、メールアドレスその他の連絡先情報
2. 契約、申込み、商談、請求、支払及び取引に関する情報
3. お問い合わせ、アンケート、イベント参加、資料請求等に際して提供される情報
4. 採用応募者、従業者、役員、業務委託者等に関する情報
5. 当社のウェブサイト及びサービスの利用に伴い取得されるCookie、IPアドレス、端末情報、ブラウザ・OS情報、閲覧履歴、操作履歴、アクセスログその他のオンライン識別子
6. 当社が提供するAIシステム、Voice AI Worker、Document Audit AI Worker、DXソリューションその他のサービス（以下「当社サービス」といいます。）の利用に伴い入力、送信又は生成される音声、文字情報、画像、文書、帳票、ログ、処理結果その他の情報
7. お客様から当社サービスの提供又は受託業務の遂行のために取扱いの委託を受ける個人情報（以下「委託個人情報」といいます。）
8. 第三者から適法に提供を受けた情報又は公開情報から適法に取得した情報

当社サービスに入力される情報について、お客様は、必要な権限又は本人の同意その他の適法な取扱根拠を有することを確認するものとします。

3. 利用目的

4. AI及び外部サービスの利用

当社は、当社サービスの提供に必要な範囲で、クラウドサービス、AI・大規模言語モデル、音声認識・音声合成、OCR、データ分析、通信、認証、監視その他の外部サービスを利用することがあります。この場合、当社は、取り扱う情報の性質及びリスクに応じて委託先を選定し、契約上の保護措置、アクセス制御、送信データの最小化その他の必要かつ適切な措置を講じます。

当社サービスが利用する外部サービス、データの保存場所、保存期間及びAI学習への利用の有無等について、個別の契約、仕様書、セキュリティ資料又はサービス別の公表事項において別段の定めがある場合は、当該定めが適用されます。

5. 安全管理措置

当社は、個人データについて、取り扱う情報の性質、量及びリスクに応じ、次の安全管理措置を講じます。具体的な措置の内容は、法令に従い、ご本人からの請求に応じて遅滞なく回答します。ただし、安全管理上支障を及ぼすおそれがある事項については回答しない場合があります。

1. 組織的安全管理措置：責任者及び取扱担当者の明確化、取扱規程の整備、取扱状況の点検、事故対応体制の整備及び定期的な見直し
2. 人的安全管理措置：従業者への教育、秘密保持及び必要かつ適切な監督
3. 物理的安全管理措置：機器、媒体及び書類の盗難・紛失防止、持出し管理、適切な消去及び廃棄
4. 技術的安全管理措置：アクセス権限の管理、認証、不正アクセス及びマルウェア対策、通信及び保存時の保護、ログ管理、脆弱性への対応
5. 外的環境の把握：外国で個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報保護制度等を把握した上で必要かつ適切な措置を実施

6. 個人情報の取扱いの委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を国内外の事業者に委託することがあります。当社は、委託先を適切に選定し、必要な契約を締結するとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

7. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国の機関、地方公共団体又はその委託を受けた者による法令上の事務の遂行に協力する必要があり、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業承継に伴って提供する場合
6. 個人情報保護法上、第三者提供に該当しない場合その他法令により認められる場合

8. 外国にある第三者への提供及び外国での取扱い

当社は、外国にある事業者への個人データの提供又は外国における個人データの取扱いを行う場合、個人情報保護法その他の法令に従い、必要な情報提供、本人同意の取得、基準適合体制の確認、継続的な確認その他の措置を講じます。

外国に所在する委託先、利用するサービス、所在国・地域その他の事項は、必要に応じて、当社ウェブサイト、個別の契約、仕様書又はサービス別の公表事項において通知又は公表します。

9. Cookie等及び外部送信

当社ウェブサイト及び当社サービスでは、利便性の向上、利用状況の分析、セキュリティ確保、広告効果の測定等のため、Cookieその他の識別子を利用し、利用者の端末から第三者のサービスへ情報を送信することがあります。利用する外部送信先、送信される情報、利用目的及び停止方法等は、別途「外部送信に関する公表事項」又はCookie設定画面において公表します。

利用者は、ブラウザの設定等によりCookieを無効化できます。ただし、当社ウェブサイト又は当社サービスの一部機能が利用できなくなる場合があります。

10. 保有期間及び消去

当社は、利用目的、契約、法令上の義務、紛争対応及びセキュリティ上の必要性を踏まえて個人情報の保有期間を定め、利用する必要がなくなった個人データについては、遅滞なく消去又は匿名化するよう努めます。委託個人情報の返却、消去及び保存期間について契約等に定めがある場合は、その定めに従います。

11. 特定個人情報

当社は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める特定個人情報を、法令で認められる場合を除き取得又は利用しません。当社サービスにおいて特定個人情報の取扱いの委託を受ける場合は、個別の契約及び法令に従い、アクセスできる者を必要最小限に限定するなど、必要かつ適切な措置を講じます。

12. 開示等の請求

ご本人は、個人情報保護法に基づき、当社が保有する保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者提供の停止（以下「開示等」といいます。）を請求できます。

当社は、ご本人又は正当な代理人であることを確認した上で、法令に従い対応します。法令上開示等を行わないことが認められる場合は、その全部又は一部に対応しないことがあります。手続の詳細及び手数料の有無は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。

なお、委託個人情報については、原則として委託元であるお客様が開示等の権限を有するため、当該お客様にお問い合わせいただく場合があります。

13. 本ポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容又は当社サービスの変更その他の必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲示その他適切な方法により通知又は公表します。変更後の本ポリシーは、当社ウェブサイトに掲載した日又は別途定める効力発生日から適用されます。

14. 個人データの管理について責任を有する者

15. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するご意見、ご質問、苦情及び開示等の請求は、以下までお問い合わせください。